Datenschutz im Vergabeverfahren

Auch im Rahmen des Vergabeverfahrens sind wir zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Normen nach DSGVO verpflichtet.

 

1. Verantwortliche Stelle

BilSE-Institut für Bildung und Forschung GmbH

Kerstingstraße 2
18273 Güstrow

Geschäftsführer
Dipl. L. Rainer Schätz

Tel.: 03843-7736-0
E-Mail: info@bilse.de

HRB: 5870 Amtsgericht Rostock

 

2. Zweck der Datenerhebung

Im Rahmen der Auftragsvergabe erheben wir ggf. personenbezogene Daten. Die Daten werden erhoben, damit wir das Vergabeverfahren effizient und rechtssicher abwickeln können.

Dies erfolgt nur soweit die Daten für ein Vergabeverfahren notwendig sind.
Personenbezogene Daten können in allen Teilen des Angebots enthalten sein, z.B. in:

  • Angebotsschreiben (Name des Bearbeiters)
  • Eignungsnachweisen:
    • geforderten Angaben zu Referenzaufträgen in Form von Kontaktdaten des Auftraggebers (Name und Telefonnummer) zur Überprüfung der Referenz im Rahmen der Eignungswertung,
    • geforderten Mitarbeiterprofilen des eingesetzten Personals des Bieters/Bewerbers (Name, Berufsausbildung, berufliche Erfahrung, ...) für die Eignungsprüfung bzw. Angebotswertung
  • Anlagen, die Sie selbst als Bieter zum Angebot einreichen
  • Bieterfragen (E-Mails, ..)

Sofern wir bei Ihnen personenbezogene Daten betroffener Dritter (Referenzauftraggeber, Mitarbeiter, Unterauftragnehmer, ...) erheben, obliegen Ihnen die datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber diesen Dritten. Es ist Pflicht der Bieter, vor Abgabe des Angebots sicherzustellen, dass Dritte mit der Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten an uns und der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch uns einverstanden sind. Wir bitten Sie darauf zu achten, ausschließlich nur solche personenbezogenen Daten an uns zu übermitteln, die auch von uns abgefragt werden.

 

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Speicherung der Daten des Bieters und seiner Mitarbeiter erfolgt:

  • auf Basis einer vertragsrechtlichen Grundlage – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen  gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO.
    Die rechtliche Verpflichtung zur Speicherung von Teilnahmeanträgen und Angeboten ergibt sich aus  Art 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO i.V.m. dem Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
  • Die Datenverarbeitung kann auch aufgrund einer Einwilligung i.S.v. Art. 7 DSGVO gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO erfolgen.

 

4. Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte

Ihr Angebot inkl. aller Daten wird mit Angebotsabgabe auf dem Servern des BilSE-Instituts (Standort Deutschland) gespeichert und ist nur der vergebenden Stelle zugänglich.

Ihre Daten werden von uns weder veröffentlicht noch an unbeteiligte Dritte weitergegeben. Eine Weiterleitung der Daten an die zuständige Stelle (LALLF) erfolgt jedoch bei Kursen, die mit Fördermitteln des Landes MV und der EU durchgeführt werden. Ferner erfolgt vereinzelt bei fachspezifischen Kursen eine Weiterleitung an das jeweils zuständige Amt bzw. an die jeweils zuständige Stelle, sofern dies zur Erlangung eines Teilnahmezertifikates bzw. zur Absolvierung einer Prüfung erforderlich ist. In diesem Falle erfolgt ein entsprechender Hinweis auf dem Anmeldeformular.

Sonstige Einsichtnahme durch Dritte erfolgt ausschließlich aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder mit Ihrem vorherigen Einverständnis.

 

5. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.

Die Löschung der Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der mit EU- und Landesmitteln geförderten Kurse betragen 10 Jahre. Daten, die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden nach Wegfall der beschriebenen Zweckbindung gelöscht.

 

6. Rechte der betroffenen Person

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung.

Sie haben das Recht, Berichtigung Sie betreffender unrichtiger oder unvollständiger personenbezogenen Daten zu verlangen.

Sie haben das Recht auf unverzügliche Löschung personenbezogener Daten, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft: die Zwecke sind nicht mehr notwendig, die betroffene Person widerruft ihre Einwilligungserklärung, die Rechtsgrundlage ist entfallen, die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet, die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich.

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist: die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten, die Verarbeitung ist unrechtmäßig, die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt, die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr vorliegen, die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat.

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde.

Die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dazu genügt eine Nachricht per E-Mail (bitte unter Angabe Ihres Namens und der Vergabenummer) an unsere Datenschutzbeauftragte.

Mit Angebotsabgabe bestätigen Sie die Kenntnisnahme und Beachtung dieser Hinweise.

Stand: 30.06.2022